Fallbeispiel peoplefone HOSTED

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Ausgangslage

Anbei wird an einem Beispiel einige Möglichkeiten und die Kosten für eine Beispielsfirma aufgezeigt. Im Manual finden Sie zu den Beispielen die entsprechenden Einstellungen in der virtuellen PBX peoplefone HOSTED.

Beispiel: Firma Müller AG Die Firma hat 6 Mitarbeiter und braucht 6 Telefonapparate und 1 Fax. 1 Mitarbeiter arbeitet Halbzeit von zuhause (Zweitbüro). Die Firma möchte eine Hauptnummer, eine Faxnummer und jeder Mitarbeiter soll eine eigene Telefonnummer haben. Das Verkaufsteam möchte eine direkte Telefonnummer. Bei ankommenden Anrufen sollen alle Telefonapparate der Verkäufer gleichzeitig läuten. Das Support-Team möchte nur eine interne Kurzwahlnummer. Bei Reparaturen und Reklamationen wird auf die Hauptnummer angerufen und danach intern transferiert. Frau Jost ist die erste Anlaufstelle. Sie kann einfache Fragen selber lösen, ansonsten transferiert sie an das Support-Team. Dort übernimmt zuerst Herr Baumann, dann Herr Rieder und danach das Verkaufsteam. Falls alle besetzt oder nicht erreichbar sind, geht der Ruf an die Zentrale/Telefonbeantworter zurück. Von Montag –Freitag sind die offiziellen Bürozeiten von 08:00-12:00 und 14:00-18:00 Uhr. Die Hauptnummer wird von Silvia Jost als erste bedient. Ausserhalb der Zeiten ist ein Telefonbeantworter eingeschaltet. Samstag und Sonntag von 07:00-19:00 wird ein Pikettdienst eingerichtet. Dieser geht zuerst auf die Handynummer des ersten Mitarbeiters. Falls dieser nicht abnimmt, auf die Handynummer des zweiten Mitarbeiters, etc. Das Verkaufsteam mit der eigenen Telefonnummer ist immer morgens von 08:00-12:00 im Büro. Danach sind sie den ganzen Nachmittag unterwegs. Morgens soll es somit im Büro auf alle Verkaufsmitarbeiter läuten; Nachmittags auf die Hauptnummer.

Der Benutzer Peter Meier hat folgende Bedürfnisse:

  • Er möchte, dass jeder Anruf auf sein Handy weitergeleitet wird, falls er “offline” ist bzw. einmal kein Internet hat.
  • Er möchte, dass ein Anruf auf das Verkaufsteam weitergeleitet wird, falls er schon am Telefon besetzt ist.
  • Er möchte, dass der Anruf auf sein Zweitbüro weitergeleitet wird, falls er nach 1 Minute (60 Sekunden) nicht abnimmt.

Die Firma will kein neues Fax kaufen, da sie nur Faxe erhalten, aber keine Faxe senden müssen.

DiagramPeoplefoneHostedMainDemoDiagram de.jpg

Kosten

Sie entscheiden sich für die virtuelle PBX peoplefone HOSTED. Somit haben Sie mit keinen Investitionen für einen Server, eine neue Telefonanlage oder mit Installationskosten zu rechnen. Sie brauchen:

  • Internetanschluss
  • 6 Telefonapparate IP
  • (Kein Fax – da Fax2Email-Funktion)
  • Abonnement peoplefone HOSTED

Registrierung - Login

Registrieren Sie sich unter der peoplefone Website - Geschäft – Virtuelle Lösung – Registrierung und Login oder mit dem untenstehenden link

Geben Sie Ihre Adressdaten ein und akzeptieren Sie die AGB. Sie erhalten danach ein E-Mail, um das Konto zu aktivieren. Nachdem Sie durch Klick auf den Link bestätigt haben, erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail. Mit Ihrem Login E-Mail und Ihrem eigenen Passwort können Sie sich jederzeit online einloggen über folgende Seite

Als Neukunde definieren Sie als erstes Ihre Bedürfnisse:

  • Anzahl Benutzer
  • Anzahl Telefonnummern
  • Abo Zeitraum; wählen Sie hier 1 Monat TEST und Sie erhalten ein erstes Testguthaben, Benutzer und Testnummern.


Beispiel: Firma Müller AG

Die Firma hat 6 Mitarbeiter und braucht 6 Telefonapparate und 1 Fax. 1 Mitarbeiter arbeitet Halbzeit von zuhause. Die Firma möchte eine Hauptnummer, eine Faxnummer und jeder Mitarbeiter soll eine eigene Telefonnummer haben.

Konto peoplefone

Profil

Die Adressdaten inkl. Login E-Mail und eigenem Passwort können jederzeit geändert werden. Unter „Weitere Einstellungen“ finden Sie zusätzliche Optionen für die Administration des peoplefone Kontos. Zum Beispiel definieren Sie hier die Anzahl Ziffern für die interne Kurzwahlnummer.

ScreenshotPeoplefoneHostedWelcomeScreen de.jpg

Meine Abos

In “Meine Abos” finden Sie jederzeit eine Übersicht der Anzahl Benutzer und Telefonnummern, die abonniert wurden und bis wann das Abo bezahlt und somit gültig ist. Sie können jederzeit die Abos verlängern mit Kreditkarte oder Paypal. Bei E-Banking müssen Sie die Zahlung selbst auslösen und es kann bis zu 4 Arbeitstage dauern, bis die Überweisung bei unserer Bank eintrifft.

ScreenshotPeoplefoneHostedSubscribtions de.jpg

Zahlungen

Sie können jederzeit Guthaben aufladen mit Kreditkarte oder Paypal. Bei E-Banking, Postfinance oder mit Einzahlungsschein müssen Sie die Zahlung selbst auslösen und es kann bis zu 4 Arbeitstagen dauern, bis die Überweisung bei unserer Bank eintrifft. Für jede Zahlung finden Sie eine Quittung als PDF zum Ausdrucken.

Anrufhistorie

Jeder Anruf ist hier mit Dauer und Tarif ersichtlich. Sie können selber eine Auswertung einer Periode auf Excel übertragen. 

HOSTED Konfiguration

Benutzer

Im ersten Schritt erstellen Sie für jeden Mitarbeiter mit Telefonapparat einen Benutzer. Die interne Kurzwahlnummer wird automatisch vom System zugeteilt oder Sie können diese selber definieren. Sie können jederzeit die Angaben der Benutzer ändern unter «IcoPeoplefoneOptionsWheel.jpeg»

Sie können mit den weiteren 3 Symbolen weitere Funktionen einstellen, die in den folgenden Unterkapiteln beschrieben sind.

Übersicht aller Benutzer

Bearbeitung der Parameter eines Benutzers


Der Beschrieb ‘Offline’ zeigt, dass das zugehörige Endgerät noch nicht konfiguriert ist oder nicht angeschlossen ist. Sobald Ihre peoplefone HOSTED fertig eingerichtet ist, sollten alle Benutzer auf ‘Online’ sein.

Weiterleitung/Voicemail

Biespiele:

  1. Benutzer Peter Meier möchte, dass jeder Anruf auf sein Handy weitergeleitet wird, falls er “offline” ist bzw. einmal kein Internet hat.
  2. Benutzer Peter Meier möchte, dass der Anruf auf sein Zweitbüro weitergeleitet wird, falls er nach 1 Minute (60 Sekunden) nicht abnimmt.
  3. Benutzer Peter Meier möchte, dass ein Anruf auf das Verkaufsteam weitergeleitet wird, falls er schon am Telefon besetzt ist.

Falls Sie Weiterleitungen/Voicemail mit unterschiedlichen Zeiten definieren möchten, gehen Sie zu Zeitplan Routings Beispiel 3 kann erst erstellt werden, wenn die Gruppe “Verkauf” erstellt wurde Gruppen Wenn Sie eine Regel ändern wollen, müssen Sie diese löschen «IcoPeoplefoneDeleteIcon.jpeg» und neu hinzufügen. Sie können jederzeit eine Regel pausieren, indem Sie auf «IcoPeoplefoneCheck.jpeg» klicken und wieder «IcoPeoplefoneReactivateBtn.jpg» klicken, wenn Sie es reaktivieren möchten.

Bei „Voicemail Box“ definieren Sie Ihren PIN-Code, die Sprache und die gewünschte Option (ob per E-mail und ob in die Voicemail-Box gespeichert werden soll) und laden eine eigene persönliche Ansage auf (wav.-Datei). Falls Sie noch keine eigene Ansage haben, aktivieren Sie vorerst die Voicemail und rufen Sie sich selbst an und sprechen Sie eine eigene Ansage auf.


Einstellung der Voicemail eines Benutzers

Persönliches Telefonbuch

Jeder Benutzer kann häufig benutzte Telefonnummern im eigenen Telefonbuch einfügen.

Persönliches Telefonbuch

Provisionierung

Bedienungsanleitung Autokonfiguration Provisioning_(Autokonfiguration)
Anbei können Sie für einige empfohlene Geräte die Auto-Provisionierung, d.h. die Konfiguration übers System automatisch übernehmen. Sie brauchen hierzu nur das Gerät ans Internet anzuschliessen und die MAC-Adresse/Serien-Nummer einzugeben.

Provisionierung

Fax zu Email / Email zu Fax

Beispiel: Die Firma wird kein neuer Fax kaufen, da sie nur Faxe erhalten, aber keine Faxe senden müssen.

Somit genügt die „Fax2Email“-Funktion. Ein Fax wird über E-Mail als angehängtes PDF erhalten. Hierzu erstellen Sie einen neuen Benutzer unter -> Benutzer/ Geräte mit dem Namen “Fax”, geben die direkte Faxnummer ein und wandeln das Konto um, indem Sie auf «IcoPeoplefoneOptionsWheel.jpeg». klicken. Sie brauchen nur die „Fax zu Email“-Funktion zu aktivieren. Für die Funktion „Email zu Fax“ (d.h. das Senden von Fax via Email), sollten Sie Ihre Email und ein eigenes Passwort in den obigen Feldern eingeben.


Einstellung für den Benutzer «Fax» mit virtuellem Fax


Beispiel

  • To/A: Geben Sie die Faxnummer an gefolgt von "@p-fax.com" für Schweiz, "@p-fax.de" für peoplefone Deutschland und "@p-fax.at" für peoplefone Österreich; Sie können mehrere Empfänger eingeben.
  • Cc und Bcc Diese Felder werden nicht berücksichtigt
  • Betreff: Geben Sie hier das eigene Passwort

Sie können nun einen E-Mail Text schreiben und PDF-Dateien anhängen, die Sie möchten. Sie können mehrere PDFs senden. Die Limite ist 20 MB pro PDF-Datei und maximal 30 MB pro E-Mail

Beispiel: Senden von Fax mit E-Mail

Gruppen

Gruppen definieren

Nun können Sie Gruppen definieren. Diese erhalten automatisch eine interne Kurzwahlnummer. Danach wählen Sie den Ringruftyp und die direkte Telefonnummer für ankommende Anrufe sowie die Gruppenteilnehmer (Benutzer, Gruppe, Zeitrouting, andere Tel.nr.).

Übersicht Gruppen

Die Gruppe “Support” wurde folgendermassen erstellt


Beispiel: Das Verkaufsteam möchte eine direkte Telefonnummer. Bei ankommenden Anrufen sollen alle Telefonapparate der Verkäufer gleichzeitig läuten. Das Support-Team braucht nur eine interne Kurzwahlnummer. Bei Reparaturen und Reklamationen wird auf die Hauptnummer angerufen. Frau Jost ist die erste Anlaufstelle. Sie kann einfache Fragen selber lösen, ansonsten transferiert sie an das Support-Team. Dort übernimmt Herr Baumann zuerst, dann Herr Rieder und danach das Verkaufsteam. Falls alle besetzt oder nicht erreichbar sind, geht der Ruf an die Zentrale/Telefonbeantworter zurück.

Zusatz-Optionen Zielnummer

Diese Option kommt nur zur Anwendung, falls die obigen Benutzer nicht einen Anruf abnehmen. Der Anruf wird danach an den « Zielnummertyp » weitergeleitet.
Overflow optionen

Zusatz-Optionen

Für eine Gruppe können weitere Zusatz-Optionen definiert werden. Diese kommen zur Anwendung , wenn der Anruf weitergeleitet wird.

Zusatz - Optionen

  • Fakturierte SIP Linie: definiert auf welche Linie der Anruf belastet wird.
  • Weiterleitung folgen: Mit “Ja” wird der Anruf weitergeleitet. Mit “Nein” wird der Anruf beendet; auch wenn schon irgendwo eine Weiterleitung definiert war.
  • Anzeige Modus vom CLI: Eine Auwahl der Anzeige kann eingestellt werden.

Zeitplan Routings

Falls Sie Regeln mit unterschiedlichen Zeitfenstern kombinieren möchten, nutzen Sie diesen Kapitel.

Beispiel: Von Montag –Freitag sind die Bürozeiten von 08:00-12:00 Uhr und 14:00-18:00 Uhr. Die Hauptnummer wird von Silvia Jost als erste bedient. Ausserhalb der Zeiten ist der Telefonbeantworter eingeschaltet. Samstag und Sonntag von 07:00-19:00 Uhr wird ein Pikettdienst eingerichtet. Dieser geht zuerst auf die Handynummer des ersten Mitarbeiters. Falls dieser nicht abnimmt, auf die Handynummer des zweiten Mitarbeiters, etc. Das Verkaufsteam mit der eigenen Telefonnummer ist immer morgens von 08:00-12:00 Uhr im Büro. Danach sind sie den ganzen Nachmittag unterwegs. Für das Verkaufsteam wird ein separates Time-Routing erstellt. Montags bis Freitags um 08:00 bis 12:00 Uhr wird ein Anruf auf die Verkaufsgruppe geleitet. Ausserhalb dieser Zeiten wird der Anruf an die Hauptnummer weitergeleitet und wird dort wie ein Anruf an die Hauptnummer im Time Routing der Hauptnummer behandelt.

Zeitbereiche definieren

Zuerst müssen Sie die gewünschten Zeitbereiche/Zeitfenster definieren. Klicken Sie auf die Wochentage und die Quadrate, um den Zeitbalken zu definieren.
Am Beispiel werden die Bürozeiten Vormittag und Nachmittag, die Bürozeiten Vormittags und das Wochenende Pikettzeit definiert.

Zeitplan Routing definieren

Hier werden nun die Regeln für dieses Beispiel festgelegt.

Für die Hauptnummer muss zuerst ein Benutzer erstellt werden. Gehen Sie auf  -> HOSTED Konfiguration  -> Benutzer -> Benutzer hinzufügen. Als Name geben wir “Hauptnummer –Voicemail” ein. Geben Sie dort keine direkte Telefonnummer ein. Aktivieren Sie dort nur die Voicemail mit der Regel “sofort”.


Für das Pikett wird eine weitere Gruppe erstellt. Gehen Sie auf -> Gruppen -> Hinzufügen. Als Name geben wir “Pikett” ein und füllen in der gewünschten Reihenfolge die Handynummern der Mitarbeiter aus.

Tipp: Bei der Dauer der Zielnummer achten Sie darauf, ob dies eine VoIP-Nummer oder eine externe Festnetz/Mobil-Nummer ist. Bei externen Nummern kann der Aufbau des Anrufes bereits 4-5 Sekunden dauern (bis es beim Angerufenen läutet). Somit rechnen Sie bei externen Telefonnummern mit mindestens 20 Sekunden!

Erstellung der Gruppe "Pikett": Wir empfehlen mind. 20 Sekunden!


Sie geben hier die direkte Hauptnummer ein.

Für die Zielnummern nehmen Sie nun die Zeitbereiche und definieren die Regeln. Zu den Bürozeiten (“Bürozeiten VM/NM”) nimmt die Sekretärin Silvia Jost das Telefon ab. Am Samstag/Sonntag geht es ins Pikett (“Wochenende Pikett”). Ausserhalb dieser Zeiten geht es an den Telefonbeantworter.

Erstellen Sie nun das erste Zeitplan Routing folgendermassen


Nun können Sie das zweite Zeitplan Routing für das Verkaufsteam erstellen. Hier wird die direkte Telefonnummer für den Verkauf eingegeben. Zu Bürozeiten Vormittags gehen alle ankommenden Anrufe direkt an das Verkaufsteam. Danach an die Hauptnummer. Bei der Hauptnummer wird dann die erste Zeitplan Routing Regel in Anwendung gebracht. Somit würde “Zeitplan Routing” bei der Standard Zielnummer-Typ eingegeben.

Zweites Routing für Verkaufsgruppe.

Time-Routings der Nummer zuweisen

Gehen Sie nun, unter HOSTED Konfiguration, auf "Telefonnummer(n) zuweisen".

Wählen Sie nun für die Hauptnummer ein von Ihnen definiertes Time-Routing aus, um das Time-Routing zu aktivieren.

Rufnummer zuweisen Time routing DE.png

Telefonnummern

In der Übersicht finden Sie alle Telefonnummern für ankommende Anrufe und die entsprechende Zuteilung auf die Benutzer/Geräte oder Gruppen. Sie können die Zuteilungen jederzeit unter dem jeweiligen Kapitel («HOSTED Konfiguration» «Benutzer») bei jedem Benutzer ändern. Achten Sie bei jeder Änderung auch auf die entsprechende angezeigte Telefonnummer für ausgehende Anrufe.

Firma Telefonbuch

Hier kann das Firmen-Telefonbuch eingegeben werden. Der Vorteil ist, dass die Telefonnummern direkt über den Telefonapparat ausgewählt werden können. Sie können auch die Kontakte aus einer Excel-Datei importieren. Damit Sie das Firmentelefonbuch nutzen können, müssen Sie sicherstellen, dass LDAP aktiviert ist. Nach der Aktivierung müssen Sie das Telefon neu starten, damit die notwendigen Einstellungen übernommen werden. Es können maximal 3000 Einträge erstellt werden.

So können Sie LDAP in peoplefone HOSTED aktivieren.

Firma Telefonbuch

Wartemusik

Sie können eine Wartemusik definieren. Der Anrufende wird diese Musik hören, wenn Sie ihn auf “Warten” setzen. Sie können wav- und mp3-Dateien nutzen. Die maximal erlaubte Dateigrösse ist 16 MB.

Music on Hold.PNG

Telefonkonferenz

Für ein Telefongespräch mit mehreren Teilnehmern können Sie die Telefonkonferenz-Funktion für einen bestimmten Zeitraum aktivieren. Sie erhalten alle dieselbe Einwahlnummer, eine Konferenz-Nummer und eine Konferenz-PIN. Alle Teilnehmer wählen sich bei dieser Einwahlnummer ein und zahlen ihren Anbietern den entsprechenden lokalen Festnetztarif (unter peoplefone Mitgliedern kostenlos). Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Teilnehmer.

Legende

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IcoPeoplefoneOptionsWheel.jpeg Konfiguration eines Benutzers (Name, Login, Fax2Email, …)
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IcoPeoplefonePhoneBookBtn.jpeg Konfiguration des Telefonbuchs
IcoPeoplefoneSettingsBtn.jpeg Konfiguration Geräte (Provisionierung und SIP Daten).
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